En general no soy muy amigos de esta clase de decálogos o listados de cosas que deban hacerse. Muchas son innecesariamente estructurados o tienen algunos puntos flojos, puestos sólo con el fin de llegar a algún número redondo.
Sin embargo este me ha parecido muy interesante y su contenido bastante sensato. Pertenece a Gonzalo Piñeros, redactor de El Tiempo de Colombia y publicado en el sitio Enter.com.co hace un par de semanas. Se los dejo.
El correo electrónico se ha convertido en una de las actividades más importantes del ser humano. Cada día se envían en el mundo 84 mil millones de mensajes, según la firma de investigaciones IDC.
En las empresas el correo es una aplicación vital; eso piensan el 75 por ciento de los gerentes encuestados en Estados Unidos y Europa por la firma analista Dynamic Markets. Incluso, el 37 por ciento de los encuestados afirmó que una semana sin correo sería más traumática que un divorcio o cambio de residencia.
Sin embargo, a pesar de su trascendencia, muchas personas utilizan esta herramienta de una forma tan inadecuada que le roban buena parte de su potencial.
En el 2005, Dynamic Markets consultó a 750 trabajadores de cinco países europeos e identificó siete pecados capitales del correo electrónico. El 61 por ciento de ellos piensa que los correos no respondidos retrasan las decisiones comerciales y que los mensajes confusos pueden dañar las relaciones laborales.
Por ello, el primer pecado es la omisión: el 79 por ciento se quejó de tener que enviar un mensaje exigiendo una respuesta. El segundo es la mentira: fingir no haber recibido un correo. El tercero es la suposición: la errónea idea de creer que un mensaje urgente fue leído.
El exceso de palabras es el cuarto pecado: escribir textos demasiado largos e innecesarios. El quinto es el correo ‘para todos’: mensajes con destinatarios a quienes no les incumbe el asunto (más del 30 por ciento de los directivos de alto nivel enfrenta este problema).
El sexto es el descuido: fallas de gramática, ortografía y lenguaje confuso (el 81 por ciento tiene una opinión negativa de aquellos que envían mensajes mal escritos y con errores ortográficos). El último es la falta de tacto: uno de cada diez encuestados aceptó haber tenido enfrentamientos con algún compañero porque malinterpretó el mensaje.
¿Qué hacer entonces? ¿Cuáles son las buenas costumbres para el correo electrónico? El siguiente decálogo, elaborado con base en consultas a usuarios intensivos de correo, le servirá de guía:
1. El tamaño sí importa: los mensajes ‘pesados’ debido a archivos anexos (como fotos y presentaciones superiores a 1 MB) causan dos problemas importantes. Primero, con conexiones lentas es una maldición tener que descargar o abrir elementos de gran tamaño. Segundo, la capacidad de varios servicios de correo es limitada, y no solo en Internet: en las empresas, por ejemplo, cada empleado solo tiene unos pocos MB en su buzón, que se copan rápidamente, lo que impide seguir enviando y recibiendo mensajes.
2. Escriba un título claro y explicativo: en el campo Asunto del mensaje utilice frases precisas. Recuerde que debe competir contra el spam (correo no deseado) y por ello es clave que su correo sea identificado rápidamente por el remitente. Mucha gente –debido a la gran cantidad de correo que recibe– borra los mensajes sin siquiera abrirlos si la línea Asunto da a entender que se trata de un asunto poco importante.
3. No envíe cadenas y correos masivos: si usted es de los que creen en la causa palestina o israelí, o es amantes de los chistes y bromas, pregúnteles primero a sus contactos si quieren recibir sus misivas. De seguro no a todos les gusta recibir cadenas.
4. Correo relevante y solo a la gente involucrada: si le ofende que no le contesten, comience por no enviar mensajes intrascendentes. La gente está inundada de correo y por ello lo filtra de manera cada vez más despiadada, especialmente en las empresas. Por otra parte, ¿para qué le manda un mensaje al gerente de la compañía, si quien lo debe responder es el encargado del archivo? Evite incluir sin motivo real a terceras personas.
5. Conteste, pero no sea intenso: algunos mensajes requieren respuesta; por ejemplo, cualquiera verá como una total descortesía no recibir respuesta a una pregunta importante. Otros mensajes se crearon simplemente para robarle tiempo, y usted puede dejarlos sin pena al final de su lista de prioridades diarias. Y hay mensajes que no necesitan respuesta (el ‘gracias por sus gracias’ sobra).
6. Cuide el tono: lo que mande en un mensaje no tiene reversa. Por eso, evite enviar un correo que ha escrito cuando está fuera de casillas. Espere un buen rato, cálmese, léalo de nuevo y luego decida si vale la pena enviarlo tal como está.
7. No pase por tonto: el correo es un sistema de comunicaciones rápidas, pero no tanto. Nadie espera que usted conozca de memoria todas las reglas de la Real Academia Española, pero (¡por favor!) procure escribir sus mensajes sin errores de ortografía y gramaticales para que no deteriore su imagen. Si el español no es su materia fuerte, puede utilizar el corrector ortográfico que tienen los servicios de correo.
8. Evite adornos innecesarios: combinaciones de colores, fondos, animaciones, fuentes extrañas, oraciones subrayadas con color y otros elementos pueden ser molestos para el destinatario. Mientras más sencilla sea la presentación del mensaje, su lectura será más fácil, rápida y tendrá mayor credibilidad.
9. Breve, claro y completo: si sus mensajes son muy largos, corre el riesgo de que la gente ocupada no los termine de leer; y si están incompletos o no se explica bien, su destinatario no entenderá lo que quiso decir.
10. Utilice copias ocultas: si requiere enviar un mensaje masivo (por ejemplo porque cambió de número celular), no copie públicamente todas las direcciones porque hay algunas personas a las que les molesta que su dirección electrónica sea difundida sin control. Use copias ocultas. En el mensaje, escriba a todos los destinatarios en el campo de ‘copia oculta’ (CCO o CCB).
Fuente: www.enter.com.co/enter2/ente2_actu/ente2_actu/
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